KOORDINASI (COORDINATION)

A. KOORDINASI (COORDINATION):

                        Untuk melihat kemampuan seorang manajer dalam memimpin dan melakukan kordinasi dilihat dari besar kecilnya jumlah bawahan yang ada dalam tanggung-jawabnya,yang dikenal sebagai rentang manajemen. Kordinasi didefinisikan sebagai proses penyatuan tujuan-tujuan perusahan dan kegiatan pada tingkat satu satuan yang terpisah dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan yang telah di tetapkan terlebih dahulu. Kordinasi dibutuhkan sekali oleh para karyawanya, sebab tanpa ini setiap karyawan tidak mempunyai pegangan yang mana harus diikuti, yang akhirnya akan merugikan organisasi itu sendiri.

Menurut James D. Thompson, ada tiga macam saling ketergantungan diantara satuan-satuan organisasi, yaitu : 1)

a.      Saling ketergantungan yang menyatu (pooled interdependence) ; satuan-satuan organisasi yang tidak saling tergantung dalam melaksanakan pekerjaan harian, tetapi tergantung pada pelaksanaan kerja untuk setiap hasil akhir.

b.      Saling ketergantungan yang berurutan (sequential interdependence) ; dimana suatu pekerjaan harus dilakukan terlebih dahulu sebelum satuan organisasi lain dapat bekerja.

c.      Saling ketergantungan timbal balik (reciprocal interdependence) ; merupakan hubungan memberi dan menerima antar satuan organisasi. 

  

A.1. Pedoman Koordinasi :

a.    Kordinasi harus terpusat, sehingga ada unsure pengendalian guna menghindari tiap bagian bergerak sendiri-sendiri yang merupakan kodrat yang telah ada dalam setiap bagian, ingat bahwa organisasi merupakan kumpulan dari orang-orang yang punya kebutuhan dan keinginan berbeda .

b.    Koordinasi harus terpadu, keterpaduan pekerjaan menunjukkan keadaan yang saling mengisi dan memberi.

c.    Koordinsi harus berkesinambungan, yaitu rangkaian kegiatan yang saling menyambung, selalu terjadi, selalu diusahakan dan selalu di tegaskan adanya keterkaitan dengan kegiatan sebelumnya.

d.    Koordinasi harus menggunakan pendekatan multi instansional, dengan ujud saling memberikan informasi yang relevan untuk menhindarkan saling tumpang tindih tugas yang satu dengan tugas yang lain.

A.2. Kebaikan dan Hambatan Koordinasi yang Efektif :

        Kebaikan :

1.      Beban tiap bagian tidak terlalu berat, karena adanya keseimbangan antar bagian .

2.      Tiap bagian akan memperoleh informasi yang jelas dalam partisipasi pencapain tujuan dan tahu perencanaannya masing-masing sehingga dapat memberikan saran dan komentar terhadap kemungkinan ketidak serasian antar bagian .

3.      Skedul kerja saling terkait sehingga menjamin penyelesaian pekerjaan tepat pada waktunya .

Kelemahan :

1.      Perbedaan tiap bagian dalam orientasi pencapain tujuan .

2.      Perbedaan dalam orientasi waktu .

3.      Perbedaan orientasi antar pribadi .

4.      Perbedaan dalam formalitas struktur .

A.3 Pendekatan untuk Mencapai Koordinasi yang Efektif :

1.    Menggunakan pendekatan teknik-teknik dasar manajemen berupa

a.       Hirarki manajerial ; rantai perintah, aliran informasi dan kerja, wewenang formal, hubungan tanggung jawab dan akuntabilitas yang jelas dapat menumbuhkan integrasi bila dirumuskan secara jelas serta dilaksanakan dengan pengarahan yang tepat.

b.      Aturan dan prosedur ; keputusan-keputusan manajerial yang dibuat untuk menangani kegiatan-kegiatan rutin, sehingga dapat juga menjadi alat yang efisien untuk koordinasi dan pengawasan rutin.

c.       Rencana dan penetapan tujuan ; dapat digunakan untuk pengkoordinasian melalui pengarahan seluruh satuan organisasi terhadap sasaran-sasaran yang sama.

2.    Meningkatkan koordinasi potensial dengan dua cara

a.    Sistem informasi vertical ; peralatan (system informasi manajemen) melalui penyaluran data melewati tingkatan-tingkatan organisasi, dimana komunikasi terjadi di dalam atau di luar rantai perintah, dan telah dikembangkan dalam kegiatan-kegiatan pemasaran, keuangan, produksi, dan operasi-operasi internasional untuk meningkatkan informasi yang tersedia bagi perencanaan, koordinasi dan pengawasan.

b.    Hubungan-hubungan lateral (horizontal) ; melalui pemotongan rantai perintah, hubungan-hubungan lateral membiarkan informasi dipertukarkan dan keputusan dibuat pada tingkat hirarki di mana informasi yang dibutuhkan ada. Beberapa hubungan lateral dapat dirinci sebagai berikut :

                                           i.        Kontak langsung, antara individu-individu yang dapat meningkatkan efektifitas dan dan efisiensi kerja.

                                          ii.        Peranan penghubung, yang menangani komunikasi antar departemen sehingga mengurangi panjangnya saluran komunikasi.

                                         iii.        Panitia dan satuan tugas, yang diorganisasi secara formal dengan pertemuan yang dijadualkan secara teratur, dan dibentuk bila dibutuhkan untuk masalah-masalah khusus.

                                         iv.        Pengintegrasian peranan-peranan, yang dilakukan bila memerlukan tingkat koordinasi yang tinggi dan perhatian yang terus menerus, misalnya manajer produk atau proyek, dalam meluncurkan suatu produk, jasa atau proyek khusus.

                                          v.        Peranan penghubung manajerial, yang mempunyai kekuasaan menyetujui perumusan anggaran oleh satuan-satuan yang diintegrasikan dan implementasinya.

                                         vi.        Organisasi matriks.  

3.    Mengurangi Kebutuhan akan Koordinasi, melalui metoda :

1.    Penciptaan sumberdaya-sumberdaya tambahan, yang memberikan kelonggaran bagi satuan-satuan kerja, untuk meringankan tugas dan mengurangi masalah-masalah yang timbul.

2.    Penciptaan tugas-tugas yang dapat berdiri sendiri, mengurangi kebutuhan koordinasi dengan mengubah karakter satuan-satuan organisasi, yang  diserahi suatu tanggung jawab penuh salah satu organisasi perusahaan.

B. RENTANG MANAJEMEN (SPAN OF CONTROL)

Prinsip rentang manajemen berkaitan dengan jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh seorang manajer. Pengertian rentang manajemen dapat bermacam-macam ada yang mengatakan span of control, span of authority, span of attention atau span of supervition.

Rentang manajemen mempengaruhi penggunaan efisien dari manajer dan pelaksanaan kerja efektif dari bawahan mereka. Adanya hubungan antara rentang manajemen dengan struktur organisasi, dimana semakin sempit rentang manajemen struktur organisasi akan berbentuk “tall” sedang rentang manajemen yang melebar akan membentuk struktur organsasi “flat” yang berarti tingkatan manajemen semakin sedikit.

Secara matematik V.A. Graicunas menetapkan rumus matematikan untuk menghitung jumlah hubungan yang akan dilakukan, yaitu :

Rumus: R = n (2 ^n-1 + (n-1)

R : jumlah hubungan

n : jumlah bawahan

B.1 Rentang Manajemen dan Tingkatan Organisasi

Dalam kenyataan, adalah tidak biasa mempunyai rentang manajemen yang sama pada setiap tingkatan struktur organisasi. Dalam hal ini dapat digambarkan tiga struktur rentang manajemen, yaitu ;

a.     rentangan datar (flat), dimana seorang manajer mengawasi langsung keseluruhan bawahan, yang menghasilkan rentang manajemen yang sangat lebar dan struktur organisasi yang datar.

b.     rentangan lebih tinggi, dengan rentangan manajemen lebih sempit dan struktur organisasi yang lebih tinggi

c.     rentangan tinggi (tall), dengan rentang manajemen sangat sempit dan struktur organisasi sangat tinggi.

B.2. Rentang Manajemen Lebar dan Sempit

1. Rentang Manajemen Yang Melebar
    Tingkatan hirarki yang semakin tinggi cenderung mengurangi kecepatan waktu penyebaran informasi dari atas ke bawah, lebih banyak jumlah tingkatan yang dilalui informasi, lebih besar kemungkinan penyimpangan atau distorsi, juga akan menambah biaya pengawasan. Rentang manajemen yang melebar berarti penggunaan sumber daya manajer secara efisien.  

Faktor-faktor situasi yang mempengaruhi rentang manajemen melebar adalah:

a.    Pekerjaan yang rutin.

b.    Operasi pekerjaan yang stabil.

c.    Pekerjaan sejenis.

d.    Bawahan tidak tergantung pada orang lain dalam melaksanakan pekerjaannya.

e.    Prosedur dan metodenya dibuat secara baik dan telah diinformasikan.

f.     Pekerjaan tidak memerlukan tingkat pengawasan yang tinggi.

            Selain faktor-faktor diatas, terdapat pula faktor lain yang mempengaruhi rentang manajemen melebar, yaitu:

                  A. Faktor yang berhubungan dengan bawahan

§  Bawahan telah terlatih dan terampil dengan baik untuk pekerjaan tertentu.

§  Bawahan lebih senang bekerja tanpa pengawasan yang ketat.

                  B.   Faktor yang berhubungan dengan atasan

§  Manajer lebih terlatih dengan baik dan mempunyai kemampuan yang tinggi.

§  Manajer menerima bantuan dalam pelaksaan.kegiatan-kegiatan pengawasan.

2. Rentang Manajemen Yang Menyempit
     Pada umumnya moral dan produktifitas karyawan akan meningkat dalam organisasi-organisasi kecil daripada dalam organisasi-organisasi besar.

a.    Penggunaan rentang manajemen terlalu besar berarti manajer tidak akan dapat menjalankan fungsi-fungsi dengan efektif dan mencurahkan perhatiannya kepada seluruh bawahan secara perseorangan.

b.    Koordinasi dan kooperasi berkembang baik, karena setiap individu mengelola fungsi sendiri dan dengan bantuan minimum dari batasan.
     

       Dalam menyusun organisasi harus selalu memperhatikan rentang manajemen (span of control). Rentang manajemen menunjukan jumlah bawahan langsung yang dapat diawasi secara efektif dan efisien oleh seorang pimpinan. Apabila jumlah bawahan tidak dibatasi jumlahnya tentunya akan menimbulkan kesulitan bagi organisasi itu sendiri. Kelemahan jumlah bawahan yang luas akan menimbulkan:

a.    Fungsi pengawasan sulit dilaksanakan.

b.    Kemajuan tiap bawahan sukar untuk diikuti.

c.    Waktu kerja pimpinan akan habis karena megurusi pekerjaan rutin mengawasi bawahan, sehingga tidak mempunyai waktu untuk mengembangkan organisasi.

d.    Pimpinan sulit menyesuaikan diri dengan bawahan.

     Graicunas mengatakan bahwa rentang manajemen yang baik berkisar antara 4 sampai 8 orang bawahan. Untuk midle management pengawasan yang paling baik berkisar antara 8 sampai 12 orang bawahan, sedangkan untuk penyelia sebanyak 20 sampai 40 orang bawahan. Tapi semuanya ini tergantung pada kondisi dan kemampuan dari seorang pimpinan. Adapun rentang manajemen yang paling baik belum ada batasan yang pasti.

                                                                                             

B.3. Faktor yang mempengaruhi Rentang Manajemen

a)     Kesamaan fungsi-fungsi kelompok kerja.

b)     Kedekatan geografis dimana kelompok kerja di tempatkan.

c)     Tingkat pengawasan langsung yang dibutuhkan.

d)     Tingkat koordinasi pengawasan yang dibutuhkan.

e)     Perencanaan yang dibutuhkan manajemen.

f)      Bantuan organisasi bagi tersedianya bagi pengawas.

  

A. KESIMPULAN

Koordinasi didefinisikan sebagai proses penyatuan tujuan-tujuan perusahaan dan kegiatan pada tingkat satu satuan yang terpisah dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu. Terdapat beberapa pedoman koordinasi, yaitu sebagai berikut:
1. Koordinasi harus terpusat
2. Koordinasi harus terpadu
3. Koordinasi harus berkesinambungan
4. Koordinasi harus menggunakan pendekatan intansional

Pendekatan untuk mencapai koordinasi yang efektif ada 3 yaitu:
1. Menggunakan teknik-teknik dasar manajemen yang terdiri dari hirarki manajerial, aturan dan prosedur, serta rencana dan penetapan tujuan.
2. Meningkatkan koordinasi potensial dengan dua cara yaitu dengan sistem informasi vertical, serta hubungan-hubungan lateral (horizontal)
3. Mengurangi kebutuhan akan koordinasi

Prinsip rentang manajemen berkaitan dengan jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh seorang manajer. Rumus matematika untuk menghitung jumlah hubungan yang akan dilakukan yaitu:
R = n (2 n-1 + (n-1)
R : jumlah hubungan ; n : jumlah bawahan

R : jumlah hubungan ; n : jumlah bawahan

DAFTAR PUSTAKA

      

1. Handoko, T.Hani. 1986. Manajemen. Yogyakarta: BPFE
2. Mukhyi, M.A. 1995. Pengantar Manajemen Umum. Jakarta: Gunadarma
3. Stoner, James A.F. 1982. Management edisi dua. New York: Pretince-hall international,inc,Englewood Cliffs
4. https://sukronlail.wordpress.com/koordinasi-dan-rentang-manajemen/
5. http://aditiaa.blogspot.co.id/2009/03/koordinasi-dan-rentang-manajemen.html
6. http://titienurhayati.blogspot.co.id/2015/04/makalah-rentang-manajemen.html